หน่วยที่ 5 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอและสือสารข้อมูลสารสนเทศตามลักษณะงานอาชีพสาระการเรียนรู้

หน่วยที่ 5 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอและสือสารข้อมูลสารสนเทศตามลักษณะงานอาชีพสาระการเรียนรู้

สาระการเรียนรู้

1.ความหมายของการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

การนำเสนอข้อมูล (Presentation) หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้ชม ผู้ฟังโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอลักษณะของสารสนเทศที่นำเสนอ

2.จุดมุ่งหมายในการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

1. เพื่อให้ผู้ชม ผู้ฟังเข้าใจ
2. ให้ผู้ชม ผู้ฟังเกิดความประทับใจ

3.หลักการพื้นฐานของการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

1.การดึงดูดความสนใจ โดยการออกแบบให้สิ่งที่ปรากฎต่อสายตานั้นชวนมอง และมีความสบายตาสบายใจขึ้นเมื่อชมการนำเสนอ ดังนั้น การเลือกองค์ประกอบต่างๆ เช่น สีพื้น แบบสี และขนาดของตัวอักษรรูปประกอบต้องเหมะสมและความสวยงาม

2.ความชัดเจนและความกระชับของเนื้อหา ส่วนที่เป็นข้อความต้องสั้นแต่ได้ใจความชัดเจน ส่วนที่เป็นภาพประกอบต้องมีส่วนสัมพันธ์อย่างสร้างสรรค์กับข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย การใช้ภาพประกอบ มีประโยชน์มาก

3.ความเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมาย การสร้างจุดเน้นตามข้อ 1 และ ข้อ 2 ข้างต้นต้องคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายด้วย เช่น กลุ่มเป้าหมายเป็นเด็ก การใช้สีสด ๆ และภาพการ์ตูนมีความเหมาะสม แต่ถ้ากลุ่มเป้าหมายเป็นผู้ใหญ่และเนื้อหาที่นำเสนอเป็นเรื่องวิชาการหรือธุรกิจ

4.หลักการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศ

1.ทำความเข้าใจกับงานที่ต้องการนำเสนอ ก่อนการเลือกระบบสารสนเทศมาใช้ในการนำเสนองานนั้น ต้องเข้าใจถึงลักษณะงานที่ต้องการนำเสนอก่อนว่าเป็นงานในลักษณะใด เช่น เป็นข้อความ หรือมีการคำนวณหรือเป็นงานที่เกี่ยวกับการค้น การเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ

2.เลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ เมื่อทราบลักษณะของงานที่ต้องการนำเสนอแล้ว จะเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำเสนองานนั้น งานบางอย่างอาจใช้ระบบสารสนเทศในการนำเสนอได้หลายอย่าง อาจต้องเลือกว่าจะใช้ระบบใด ผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจในความสามารถของระบบนั้น โดยเฉพาะในส่วนข้องโปรแกรมว่าแต่ละโปรแกรมมีความสามารถใดบ้าง เราอาจจะต้องทำการประเมินว่าโปรแกรมใดมีความเหมาะสมเพียงใด แล้วจึงเลือกโปรแกรมที่เห็นว่าเหมาะสมที่สุด

3.จัดหาเครื่องมิตามความต้องการของโปรแกรม โปรแกรมแต่ละโปรแกรมมีความสามารถไม่เหมืนกัน ขนาดของโปรแกรมก็ไม่เท่ากัน ทำให้ความต้องการของฮาร์ดแวร์ในการทำงานตามโปรแกรมนั้นแตกต่างกันในคู่มือการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์นั้นจะบอกข้อกำหนดของฮาร์ดแวร์ที่ต้องการสำหรับการใช้งานไว้ว่าจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง จะต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ได้ตามข้อกำหนดนั้นเพื่อให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จ สำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์นั้น ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มาตรฐานที่มีขายทั่วไปได้เลย ยกเว้นอุปกรณ์ประเภทเครื่องพิมพ์ที่อาจเลือกได้ตามความต้องการว่าเป็นเครื่องพิมพ์สีขาว/ดำ หรือหลายสี จอภาพจะใช้ขนาดใหญ่กี่นิ้ว หรือฮาร์ดดิสก์ที่อาจต้องดูขนาดความต้องการซอฟต์แวร์มีขนาดเท่าใด และฮาร์ดดิสจะพอใช้หรือไม่ เพราะในไมโครคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องนั้นเรามักจะบรรจุโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ไว้หลายชนิด และปริมาณแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่เดิมอาจมากจนกระทั่งพื้นที่เหลือไม่เพียงพอต่อการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่นั้น

4.การใช้งานโปรแกรม ในการใช้งานนั้น นอกจากผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจการทำงานของฮาร์ดแวร์ว่าใช้งานอน่างไรแล้ว รายละเอียดการมช้งานซอฟต์แวร์ ก็เป็นสิ่งที่สำคัญที่ผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนการใช้งาน ส่วนใหญ่จะศึกษาจากคู่มือของโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นเพื่อความเข้าใจในความสามารถก่อน ปกติแล้วคู่มือการใช้งานมาจากเจ้าของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งมักจะอธิบายถึงความสามารถตามฟังก์ชันที่มีอยู่ แต่มักจะไม่ค่อยมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้ ผู้ใช้ต้องทดลองเอง จึงได้มีผู้ที่มีความรู้ความสามารในโปรแกรมนั้นๆ

5.รูปแบบการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์

1.การนำเสนอแบบ Web Page เป็นรูปแบบการนำเสนอที่ใช้บนอินเตอร์เน็ต การนำเสนอแบบนี้สามารถสร้างการเชื่อมโยงที่สลับซับซ้อนระหว่างส่วนต่างๆ ตลอดจนสามารถสร้างการเชื่อมโยงเอกสารที่ต่างรูปแบบกันได้





2.การนำเสนอแบบ Slide Presentation เป็นการนำเสนอโดยใช้โปรแกรมนำเสนอ ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้ง่ายมาก มีรูปแบบการนำเสนอให้เลือกใช้หลายแบบ สามารถเรียกใช้ตาราง แผนภูมิ หรือรูปภาพประกอบ และตกแต่งด้วยสีสัน ทั้งสีพื้น สีของตัวอักษร รูปแบบฟอนต์ของตัวอักษรได้ง่ายและสะดวก ในปัจจุบันสื่อนำเสนอรูปแบบ Slide Presentation หรือสไลด์ ดิจิทัล มักจะสร้างด้วยโปรแกรมในกลุ่ม Presentation เช่น Microsoft PowerPoint. OfficeTLE Impress เทคนิคการออกแบบสื่อนำเสนอ สื่อนำเสนอที่ดี ควรมีความโดดเด่น น่าสนใจ จะเน้นความคิด “หนึ่งสไลด์ต่อหนึ่งความคิด” มีการสรุปประเด็น หรือสาระสำคัญโดยมีแนวทาง 3 ประการในการออกแบบ ได้แก่

1.สื่อความหมายได้รวดเร็ว สื่อนำเสนอที่ดีต้องสามารถสื่อความหมายให้ผู้ฟัง ผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบสื่อนำเสนอในประเด็นนี้ผู้ออกแบบจะต้องทราบกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาสาระที่ต้องการนำเสนอ สถานที่และเวลาที่ต้องการนำเสนอเพื่อประกอบการออกแบบสื่อ เช่น กลุ่มเป้าหมายขนาดเล็ก สื่อควรมีให้ความสำคัญกับผู้ฟังมากกว่าเนื้อหา สามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่างๆของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่ กลุ่มเป้าหมายที่มีลักษณะโต้ตอบ เช่น การนำเสนอทางวิชาการ การบรรยาย หรือฝึกอบรม สื่อนำเสนอควรให้ความสำคัญกับเนื้อหา รวมทั้งยังสามารถนำเทคนิค หรือ Effect ต่างๆของโปรแกรมสร้างสื่อมาใช้ได้อย่างเต็มที่เช่นกัน กลุ่มเป้าหมายเฉพาะกิจ เช่น ผู้บริหาร นักวิชาการ สื่อนำเสนอจะต้องให้ความสำคัญกับเนื้อหาและตัวผู้นำเสนอเป็นสำคัญเนื้อหาควรมุ่งเฉพาะเป้าหมายของการนำเสนอ ไม่เน้น Effect มากนัก กลุ่มเป้าหมายขนาดใหญ่ การนำเสนอมักให้ความสำคัญกับผู้บรรยายมากว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ดังนั้น สื่อนำเสนอไม่ควรเน้นที่ Effect แต่ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร และลักษณะของสีพื้นสไลด์

2.เนื้อหาเป็นลำดับ สื่อนำเสนอที่ดีควรมีการจัดลำดับเนื้อหาเป็นลำดับ ระเบียบ ดูง่าย ไม่สับสนสิ่งที่จะช่วยให้การออกแบบสื่อนำเสนอที่ต้องการจัดลำดับเนื้อหาให้เป็นระเบียบและดูง่าย คือ

2.1 รูปแบบเนื้อหา สื่อนำเสนอแต่สไลด์ ควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอแบบย่อหน้า หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ควรใช้เทคนิคการเน้นแนวคิดหลัก (Main Idea) ในแต่ละย่อหน้าด้วยสีที่โดดเด่น เช่น พื้นหลังสีขาว ตัวอักษรสีดำ ควรเน้นแนวคิดหลัก (Main Idea) ด้วยสีแดง เป็นต้น แต่ละสไลด์เนื้อหาไม่ควรเกิน 6-8 บรรทัด ควรสรุปเนื้อหาให้เป็นหัวเรื่อง (Title) และหัวข้อ (Topic) หรือแนวคิดหลัก (Main Idea)

2.2 แบบอักษร การควบคุมการแสดงข้อความในแต่ละสไลด์ ควรให้ความสำคัญกับขนาดตัวอักษรดั้งนี้

• หัวข้อใหญ่กำหนดขนาดตัวอักษรใหญ่กว่าหัวข้อย่อย

• เลือกใช้แบบอักษรที่เหมาะสม

• เปลี่ยนลักษณะของตัวอักษรนั้น ใช้ตัวหนาใช้ข้อความที่ต้องการเน้น

• ใช้ช่องว่างในการจัดกลุ่มของเนื้อหา

• ข้อความที่ต้องการให้อ่านก่อน ควรจัดไว้ที่ตำแหน่งมุมซ้ายบนของหน้า

• พิมพ์ตัวอักษรลงกรอบที่วางแบบไว้แล้ว

• ขึ้นหัวข้อก่อนแล้วจึงอธิบายอย่างละเอียด

• ใช้สีที่แตกต่างกันหรือตัวอักษรสีสลับกัน

3.สื่อนำเสนอต้องสะดุดตาและน่าสนใจ สื่อนำเสนอที่ดีนั้นจะต้องมีจุดเด่นน่าสนใจ สามารถดึงดูดสายตายของผู้ดู ผู้ฟังได้ ซึ่งจุดเด่นนี้ได้มาจากขนาดของตัวอักษรที่ใหญ่ หรือจากการใช้สีที่แตกต่างออกไป รวมถึงการเลือกใช้ภาพ การใช้สี และการใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอที่เหมาะสมประกอบการนำเสนอ

3.1 การใช้ภาพ เนื่องจากภาพจะช่วยให้ผู้ชม ผู้ฟัง สามารถจดจำได้นานกว่าตัวอักษร ดังนี้ การแปลงเนื้อหาให้เป็นรูปภาพหรือผังภาพก็เป็นเทคนิคหนึ่งที่สามารถสร้างความน่าสนใจให้กับสื่อที่นำเสนอ การเลือกใช้ภาพก็ควรเลือกใช้ภาพที่มีลักษณะที่เหมาะสมกันและกัน คือ ถ้าในสไลด์นั้นเลือกใช้ภาพถ่ายก็ควรใช้ภาพถ่ายกับภาพทุกภาพในสไลด์ แต่ถ้าเลือกใช้ภาพวาด ก็ควรเลือกภาพวาดทั้งสไลด์เช่นกัน ดังนั้น จึงไม่ควรใช้ภาพวาดผสมกับภาพถ่าย ใส่เทคนิคที่น่าสนใจให้กับภาพเพื่อสร้างจุดเด่น การเอียงภาพ การเว้นช่องว่างรอบภาพ การเปลี่ยนสีภาพให้แตกต่างจากปกติ ควรระวังการเลือกใช้ภาพเป็นพื้นหลังสไลด์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ชมสนใจพื้นสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ หรืออาจทำให้ผู้ชมไม่สนใจมองสไลด์เลยก็ได้ เนื่องจากภาพทำให้ตัวอักษรไม่โดดเด่น ไม่น่ามองหรืออ่านยาก

3.2 การใช้สี การเลือกใช้สี ควรเลือกใช้สีที่ตัดกันระหว่างสีตัวอักษร สีวัตถุและสีพื้น เช่น เลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีชาวหรือสีอ่อนๆ สีตัวอักษรก็ควรจะเป็นสีดำ สีน้ำเงินเข้มหรือสีแดงเลือดหมู กรณีเลือกใช้พื้นสไลด์เป็นสีเข้ม ควรเลือกใช้สีตัวอักษรที่มองเป็นได้ชัดในระยะไกล เช่น สีขาว สีฟ้าอ่อน ควรหลีกเลี่ยงการใช้สีในโทนร้อน เช่น สีแดงสด สีเหลืองสด สีเขียวสด สีวัตถุ สีแท่งกราฟหรือสีของงตาราง ก็ควรเลือกให้เหมาะสมกับสีตัวอักษร และสีพื้น ด้วยการเลือกใช้สีดๆ ก็ควรเป็นสีในชุดเดียวกันสำหรับสไลด์ทั้งหมด ไม่ควรใช้หนึ่งสีหนึ่งสไลด์

3.3 การใช้ Effect ควบคุมการนำเสนอ ไม่ควรใส่ Effect มากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ผู้ชม ผู้ฟังสนใจ Effect มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ หรืออาจไม่สนใจการนำเสนอเลยก็ได้ เละ Effect ที่มากนี้จะเป็นการรบกวนการจดจำ การอ่านหรือการชม เลือกใช้ Effect ไม่ควรเกิน 3 แบบ ในแต่ละสไลด์ควรเลือกใช้ Effect แสดงข้อความที่เลื่อนจากขอบซ้ายมาขอบขวาของจอ เนื่องจากธรรมชาติการอ่านของคนไทยจะอ่านข้อความจากกรอบบนลงมา และอ่านจากด้านซ้ายไปด้านขวา





4.การนำเสนอในรูปแบบเอกสาร ซึ่งการนำเสนอนี้จะมีหลายรูปแบบด้วยกัน คือ ใช้โปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft PowerPoint ขึ้นอยู่กันลักษณะการนำเสนอแบบใดที่จะสะดวกและเข้าใจง่าย หรือเหมาะสมกับสถานการณ์นั้นๆ ทั้งนี้ สามารถที่จะนำโปรแกรมดังกล่าวมาประยุกต์ใช้ในการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลตามลักษณะงานอาชีพได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ

6.อุปกรณ์ดิจิทัลที่ช่วยในการนำเสนอผลงาน

1.โพรเจกเตอร์ (Projector) เป็นอุปกรณ์ฉายภาพที่ใช้ในการนำเสนอ โดยสามารถรองรับสัญญาณภาพจากคอมพิวเตอร์ เครื่องเล่นซีดี เครื่องเล่นดีวีดี และเครื่องกำเนิดภาพอื่น ๆ แล้วแสดงผล ขยายขนาดบนจอรับภาพช่วยใช้มองเห็นได้ไกลมากขึ้น เหมาะสำหรับการนำเสนอข้อมูลในห้องประชุม เพื่อให้ผู้ประชุมสามารถมองเห็นภาพหรือข้อความได้อย่างชัดเจน


2.วิชวลไลเซอร์ (Visualizer) เป็นอุปกรณ์ฉายภาพระบบดิจิทัลประเภทหนึ่ง ซึ่งพัฒนามาจากโอเวอร์เฮดหรือเครื่องฉายข้ามศรีษะ ใช้แสดงภาพวัตถุและเอกสารสู่จอรับภาพที่มีอยู่จริงได้เลยโดยไม่ต้องดัดแปลง อุปกรณ์นี้เหมาะสำหรับใช้ในการนำเสนองานต่างๆ โดยเฉพาะครู – อาจารย์ที่สอนหนังสือ และใช้ได้ดีในการนำเสนอภาพนิ่งมากกว่าภาพเคลื่อนไหว แต่ภาพที่แสดงออกมานั้นก็ให้ความคมชัด มีสีสดใส และมีโหมดการแสดงภาพให้ปรับการทำงาน การควบคุมการทำงานสามารถทำได้โดยการใช้รีโหมด

3.กล้องถ่ายรูปดิจิทัล (Digital Camera) เป็นอุปกรณ์รับภาพที่เปลี่ยนจากฟิล์มมาเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเมื่อถ่ายรูปที่ต้องการแล้ว รูปจะถูกเก็บลงในหน่วยความจำ (Memory) ที่อยู่ในกล้อง เมื่อต้องการดูรูปทำได้โดยการถ่ายข้อมูลจากหน่วยความจำลงบนเครื่องพิมพ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ภาพที่ได้จะมีขนาดตามที่ต้องการ สามารถย่อหรือขยาย ปรับแสงหรือเงาแล้วแต่ความพอใจหรือจะเพิ่มรูปแบบก็สามารถทำได้ และเมื่อถ่ายจะถ่ายใหม่ ก็สามารถใช้หน่วยความจำเดิมได้เลย โดยไม่ต้องเสียเงินซื้อฟิล์ม


4.กล้องถ่ายวีดิทัศน์ดิจิทัล เป็นอุปกรณ์รับภาพที่บันทึกข้อมูล ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวและรับเสียงเก็บไว้ในหน่วยความจำแบบแฟลชภายในกล้อง สามารถย่อหรือปรับขยาย ปรับแสงเงาของภาพได้ และในปัจจุบันสามารถคัดลอกข้อมูลลงในแผ่นดีวีดีได้เลย โดยไม่ต้องถ่ายโอนลงในเครื่องคอมพิวเตอร์

5.คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะและคอมพิวเตอร์ขนาดสมุดบันทึกหรือโน้ตบุ๊ก เป็นอุปกรณ์ที่ใช้สร้างงานนำเสนอ เป็นสื่อกลางในการเชื่อมโยงอุปกรณ์อื่นๆ เช่น โพรเจกเตอร์ เพื่อนำเสนองาน และใช้นำเสนองานผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์









6.เครื่องเล่นเสียง หรือเครื่องเล่นเอ็มพีสาม (MP3) เป็นอุปกรณ์บรรจุข้อมูลเสียงที่ใช้เล่นในคอมพิวเตอร์และสามารถโอนข้อมูลเข้าไปในคอมพิวเตอร์ได้ โดยข้อมูลนั้นใช้เทคโนโลยีบีบอัดให้มีขนาดเล็กลงมากกว่าข้อมูลเสียงปกติถึง 12 เท่า แม้ข้อมูลจะมีขนาดเล็กลง แต่คุณภาพเสียงไม่ได้เสียไป อย่างไรก็ตามหากเรานำข้อมูลเสียงจากเครื่องเล่น MP3 ไปเล่นในเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นเก่าจะได้เสียงในลักษณะกระตุกหรือไม่ได้เลย



7.โทรศัพท์เคลื่อนที่บางรุ่น เป็นอุปกรณ์ตัวกลางที่ผู้ใช้สามารถนำเสนองานที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ผ่านเครื่องโพรเจกเตอร์ได้สะดวก ง่ายต่อการติดตั้ง เพียงเชื่อมโพรเจกเตอร์เข้ากับโทรศัพท์เคลื่อนที่ผ่านสารเคเบิล แล้วเชื่อมต่อโทรศัพท์เคลื่อนที่ด้วยบลูทูธ

7.โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในการนำเสนอและสื่อสารข้อมูลตามลักษณะงานอาชีพ

1. โปรแกรมประมวลผลคำ (Microsoft Word)

2. โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Excel)

3. โปรแกรมการนำเสนอ (Microsoft PowerPoint)

4. โปรแกรมฐานข้อมูล (Microsoft Access)

5. โปรแกรมการสร้างเว็บเพจ (Adobe Dreamweaver)

6. โปรแกรมการนำเสนอในรูปแบบสื่อประสม (Adobe After Effect)

แต่ในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะโปรแกรมสำเร็จรูปที่ทุกอาชีพสามารถที่จะใช้ได้

1. การประยุกต์ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ

2. การประยุกต์ใช้โปรแกรมตารางคำนวณ

3. การประยุกต์ใช้โปรแกรมการนำเสนอ
เรียบเรียงโดย นายเชาวลิต รุ่งนิยม
อ้างอิง
(https://sites.google.com/site/itlessonth/home)