หน่วยที่ 8 การประยุกต์ใช้โปรเเกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอข้อมูลสารสนเทศ

การประยุกต์ใช้โปรเเกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอข้อมูลสารสนเทศ

สาระการเรียนรู้

1.การใช้โปรแกรมนำเสนอข้อมูล

Microsoft PowerPoint
เป็นสุดยอดโปรแกรมนำเสนอข้อมูล(พรีเซนเตชั่น) ที่มีผู้ใช้มากเพราะใช้งานได้ง่ายที่สุด
Adobe Acrobat
เป็นโปรแกรมที่รองรับการใช้งานเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF เพื่อใช้งานทางด้านเว็บไซต์
ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล (พรีเซนเตชั่น) หมายถึงการนำข้อมูลและรายละเอียดต่างๆที่เก็บรวบรวม มาจัดให้เป็นระเบียบ เพื่อนำเสนอข้อมูลจากบุคคลหนึ่ง (ผู้นำเสนอ) ไปยังอีกบุคคลหนึ่ง (ผู้ฟัง) ให้เกิดความเข้าใจในเรื่องที่นำเสนอ โดยใช้เทคนิคและสือต่างๆ ในการนำเสนอข้อมูล เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายของการนำเสนอที่กำหนดไว้

2.การสร้างงานด้วยโปรเเกรมการนำเสนอข้อมูล

ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม POWER POINT

1. ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอข้อมูล

การสร้างงานนำเสนอข้อมูลให้ได้ดีนั้น ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายส่วน เริ่มตั้งแต่ข้อมูลที่จะใช้บรรยาย ลำดับการนำเสนอ วิธีการนำเสนอ บรรยากาศในขณะบรรยาย ฯลฯ ปัจจัยต่างๆเหล่านี้ บางอย่างก็ควบคุมได้ บางอย่างก็ไม่สามารถ แต่การเตรียมพร้อมในการบรรยายไว้ก่อน จะเป็นการดีที่สุด เพื่อที่จะได้แก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ขั้นตอนในการสร้างงานนำเสนอข้อมูล เพื่อนำเสนอผลงาน มีดังต่อไปนี้

1. การวางแผน

ต้องทราบก่อนว่าการนำเสนอครั้งนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่ออะไร ต้องการให้อะไรกับผู้ฟังบ้างและที่สำคัญที่สุดคือผู้ฟังเป็นใคร เพื่อจะได้ใช้เตรียมการเรื่องข้อมูลและรูปแบบการนำเสนอได้เหมาะสมกับผู้ฟัง

2. การจัดเตรียมการนำเสนอ

ลำดับขั้นตอนการจัดทำสไลด์ทำได้หลายแบบ บางท่านเริ่มจากสร้างสไลด์ก่อนแล้วค่อยเรียงลำดับสไลด์ทีหลัง บางท่านวางโครงร่างด้วยข้อความก่อน ดังนั้นจะขอสรุปถึงขั้นตอนดังกล่าวได้ 8 ขั้นตอนดังนี้

2.1 เตรียมข้อมูลในสไลด์

การหาข้อมูลที่จะต้องใช้สำหรับการนำเสนอ ควรเน้นเฉพาะข้อมูลที่เห็นว่าจำเป็นจริงๆ และเหมาะกับผู้ฟังกลุ่มเป้าหมายที่วางไว้ วิธีนี้จะช่วยในการวางกรอบของข้อมูลที่จะนำเสนอ

2.2 กำหนดหัวข้อหลักที่ใช้เป็นจุดขายสำคัญ

เมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการครบแล้ว ก็กำหนดหัวข้อที่สำคัญ โดยเลือกสิ่งที่น่าจะเป็นต้องตาต้องใจผู้ฟัง เพราะเป็นขั้นตอนแรกของความสำเร็จในงานนำเสนอ

2.3 วางโครงร่าง

เรียงลำดับหัวข้อว่าจะนำเสนอหัวข้อใดก่อนหลัง จะกล่าวรายละเอียดหรือกล่าวอย่างคร่าวๆ การวางโครงร่างเป็นสิ่งที่สำคัญทำให้สามารถรวมความคิดทั้งหมดที่ใช้ในการนำเสนอและมีลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง

2.4 ตกแต่งเพื่อให้น่าสนใจ

หลังจากได้หัวข้อที่จะใส่ในแต่ละสไลด์แล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะทำให้สไลด์ดูเป็นมืออาชีพและน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยการตกแต่งสไลด์ให้ดูสวยงาม โดยการใช้สีสัน ใส่รูปภาพ ใส่กราฟ ตาราง และลูกเล่นในการเปลี่ยนสไลด์หรือแสดงข้อความ

2.5 เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับการตอบคำถาม

เราควรคาดเดาไว้ด้วยว่าผู้ฟังจะถามสิ่งใดบ้าง เพื่อเตรียมสไลด์ไว้ในส่วนนี้

2.6 การเตรียมเวลาสำหรับการแสดงสไลด์ และคำถามจากผู้ฟัง

การควบคุมเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการนำเสนอ ต้องทราบก่อนว่ามีเวลาเท่าไร สำหรับการบรรยายทั้งหมด และควรเผื่อเวลาสำหรับการตอบคำถามด้วย

2.7 ระบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และความผิดพลาดในสไลด์

ก่อนนำเสนอทุกครั้ง ควรตรวจสอบให้ถี่ถ้วนอีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบตัวสะกด ลำดับสไลด์ การอ้างอิงข้อมูล หรือวันที่สำหรับนำเสนอ สิ่งเหล่านี้ไม่ควรผิดพลาด จะทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ

2.8 เอกสารที่ใช้ประกอบการบรรยาย

สิ่งสุดท้ายที่สำคัญและขาดไม่ได้ คือเอกสารประกอบการบรรยายเพราะเอกสารเหล่านี้เป็นตัวดึงให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับการบรรยาย และยังสามารถจดโน้ตหรือคำถามที่สงสัยไว้ได้ เราควรเตรียมเอกสารไว้แจกให้เพียงพอกับผู้เข้าฟังการบรรยาย

3. การซักซ้อมก่อนการนำเสนอ

เมื่อสร้างงานนำเสนอเสร็จเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ควรกระทำต่อไปคือการซักซ้อมเตรียมการก่อนการนำเสนอ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในข้อมูลและเข้าใจอย่างถ่องแท้มีลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง และยังทำให้เกิดความมั่นในมากขึ้น

4. การนำเสนอจริง

ในขณะบรรยาย ควรสร้างบรรยากาศที่ดีเป็นกันเองกับผู้ฟัง ต้องใช้น้ำเสียง คำพูด กริยาท่าทางให้เหมาะสมกับผู้ฟังด้วย การนำเสนอจริงเป็นตัวพิสูจน์ว่าการเตรียมการของคุณมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน ถ้าคุณเตรียมการมาพร้อม นั่นก็ถือได้ว่าคุณประสบผลสำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว

2. วิธีการสร้างงานนำเสนอใน PowerPoint เพื่อนำเสนอผลงาน

การใช้โปรแกรม PowerPoint ในแต่ละเวอร์ชัน จะไม่ค่อยแตกต่างกันเท่าไรนักสำหรับบทนี้ ขอแนะนำการใช้งาน PowerPoint 2000 เพื่อให้ผู้อ่านสามารถทดลองสร้างงานได้ด้วยตนเอง

2.1 การเรียกโปรแกรม PowerPoint 2000

วิธีการเรียกโปรแกรม PowerPoint 2000 ไม่แตกต่างไปจากโปรแกรมอื่นใน Microsoft Office โดยทำการคลิกปุ่ม “ Start” จากนั้นเลือก program >Microsoft PowerPoint ดังรูป

ทุกครั้งที่เปิดโปรแกรม PowerPoint 2000 จะพบหน้าต่างที่เรียกว่า กล่องโต้ตอบ เริ่มต้น ดังรูป

กล่องโต้ตอบเริ่มต้น นี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างสไลด์ใหม่ หรือเปิดสไลด์เดิมมาแก้ไข ซึ่งวิธีการสร้างงานนำเสนอชิ้นใหม่ มีอยู่ด้วยกัน 3 วิธี คือ

วิธีที่ 1 สร้างงานนำเสนอด้วย AutoContent Wizard ( ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ )

วิธีนี้ใช้เวลาในการสร้างงานนำเสนอไม่มาก เพียงแค่ตอบคำถามกับแก้ไขในแต่ละสไลด์เล็กน้อย ก็จะได้งานนำเสนอแล้ว

PowerPoint 97 จะเตรียมหัวข้อการนำเสนอมาให้เลือก เมื่อเลือกได้แล้วโปแกรมจะกำหนดรูปแบบในสไลด์ให้อัตโนมัติทั้งหมด

วิธีที่ 2 สร้างงานนำเสนอด้วย Template ( ออกแบบแม่แบบ )

Template หมายถึง ต้นแบบของสไลด์ทั้งหมดที่อยู่ในงานนำเสนอนั้น เมื่อทำการสร้างสไลด์แผ่นใหม่ คุณสมบัติของสไลด์เดิมจะถูกถ่ายทอดไปยังสไลด์ใหม่ๆทันที

วิธีนี้จะแตกต่างจากการสร้างสไลด์ด้วย AutoContent Wizard คือ ไม่ได้แนะนำหัวข้อ และรูปแบบการวางข้อความในสไลด์มาให้ เราต้องจัดวางเองทั้งหมด

วิธีที่ 3 สร้างงานนำเสนอแบบ Blank Presentation ( สไลด์เปล่า )

ถ้าไม่ชอบรูปแบบพื้นสไลด์ หรือสีสันที่โปรแกรมกำหนดมาให้ ก็สามารถสร้างสิ่งต่างๆในสไลด์ด้วยตัวเองได้ โดยเลือกสร้างงานนำเสนอแบบ Blank Presentation

2.2 การสร้างงานนำเสนอด้วย AutoContent Wizard ( ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ )

การสร้างงานนำเสนอด้วย AutoContent Wizard เหมาะสำหรับผู้ที่เริ่มต้นใช้งาน PowerPoint หรือผู้ที่ไม่มีเวลาในการออกแบบสไลด์ เพราะการสร้างงานนำเสนอแบบนี้ง่ายและรวดเร็วที่สุด

วิธีการสร้างงานนำเสนอด้วย ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติมีรายละเอียดดังนี้

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint2000 จะพบหน้าต่าง กล่องโต้ตอบเริ่มต้น

2. คลิกเลือก “ ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ ”

3. คลิกปุ่ม “ ตกลง ” เพื่อเริ่มสร้างงานอัตโนมัติ

4. เริ่ม Start ขั้นตอนแรก คลิก “ ถัดไป >” เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

5. ขั้นตอน ชนิดของงานนำเสนอ คลิกเลือกประเภทของงานนำเสนอ

6. คลิกเลือกชนิดของงานนำเสนอที่ต้องการแล้วคลิก “ ถัดไป >” เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

7. ขั้นตอน ลักษณะงานนำเสนอ ให้คลิกเลือกว่าจะแสดงผลงานนำเสนอนี้กับอุปกรณ์ใด

8. ขั้นตอน ตัวเลือกงานนำเสนอ ให้ป้อนชื่อเรื่องคงที่จะนำเสนอ ข้อความท้ายกระดาษการกำหนดเพิ่มเติมว่าต้องการเพิ่มวันที่ปรับปรุงครั้งล่าสุด และหมายเลขภาพนิ่งหรือไม่ ถ้าต้องการให้คลิก P เลือกในช่องที่ต้องการ และคลิก “ ถัดไป >” เพื่อทำขั้นตอนต่อไป

9. คลิก “ เสร็จสิ้น ” เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนของ ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ

ในกรณีที่ได้ซ่อน กล่องโต้ตอบเริ่มต้นไปแล้ว แต่ต้องการเรียกตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ อีก สามารถทำได้อีกวิธีหนึ่งโดยการเลือก คำสั่ง แฟ้ม > สร้าง จากนั้นให้คลิกที่แถบ General จะเห็นไอคอน ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ เพียงเท่านี้ เราก็สามารถสร้างงานนำเสนอข้อมูลใหม่ได้โดยไม่จำเป็นต้องเปิดโปรแกรม PowerPoint ใหม่ทุกครั้ง

2.3 การสร้างงานนำเสนอข้อมูลด้วย Template (แม่แบบ)

เราได้ทราบวิธีการสร้างงานนำเสนอด้วย ตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ มาแล้วต่อไปเป็นการสร้างงานนำเสนอจาก Template (แม่แบบ) ซึ่งเป็นการสร้างรูปแบบให้กับสไลด์แผ่นอื่นๆ

ขั้นตอนในการสร้างงานนำเสนอจาก Template มีรายละเอียดดังนี้

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint ขึ้นมาใหม่ จะพบ “ กล่องโต้ตอบเริ่มต้น ”

2. จากนั้นให้คลิกเลือกการสร้างงานนำเสนอด้วย “ แม่แบบ ”

3. คลิกปุ่ม “ ตกลง ”

4. คลิกเลือกรูปแบบ Template ที่ต้องการ โดยดูจากภาพแสดงตัวอย่างด้านขวา

5. คลิกปุ่ม “ ตกลง ”

6. คลิกเลือกรูปแบบเค้าโครงอัตโนมัติ (Presentation Designs) ซึ่งเป็นรูปแบบการจัดวางข้อความและรูปภาพในสไลด์

7. คลิกปุ่ม “ ตกลง ”

8. จะได้สไลด์หนึ่งแผ่น ที่มีสีสันพื้นหลังที่สวยงาม ส่วนเนื้อเรื่องและรูปภาพต่างต้องใส่เพิ่มเติมเอาเอง

ในการสร้างงานนำเสนอแบบ Template นี้เมื่อเราเพิ่มสไลด์ใหม่ ก็จะได้รูปแบบของสไลด์เป็นแบบเดียวกันตลอดทั้งไฟล์ ทำให้ง่ายและสะดวกในการตกแต่งสีสันของพื้นหลัง ดังรูป

3. การตกแต่งงานนำเสนอข้อมูล

การตกแต่งสไลด์ให้ดูมีชีวิตชีวามากขึ้น อาจทำได้ด้วยการใส่รูปภาพประกอบสไลด์ โดยควรพิจารณาภาพและข้อความในสไลด์ให้เหมาะสมกันด้วย

3.1 ขั้นตอนการใส่รูปภาพ

มีรายละเอียดดังนี้

1. คลิกเมาส์ตำแหน่งที่จะวางรูปภาพ

2. เลือกเมนูคำสั่ง แทรก > รูปภาพ > ภาพตัดปะ

3. คลิกเลือกหมวดหมู่ที่ต้องการ

4. คลิกปุ่ม “ แทรกคลิป ” หรือ คลิกขวา “ แทรก ”

3.2 การใส่ลูกเล่นในขณะเปลี่ยนสไลด์

      ขั้นตอนการกำหนดลูกเล่นในขณะเปลี่ยนแผ่นสไลด์ มีรายละเอียดดังนี้
        1. คลิกที่ปุ่ม มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง หรือเลือกเมนูคำสั่ง มุมมอง>ตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง
        2. คลิกเลือกสไลด์ที่ต้องการใส่เทคนิค ซึ่งสามารถเลือกทีละหลายๆสไลด์ก็ได้
        3. คลิกปุ่ม การเปลี่ยนภาพนิ่ง

        4. เลือกรูปแบบวิธีเปลี่ยนสไลด์ ซึ่งจะเห็นภาพตัวอย่างแสดงให้ดูไปพร้อมๆกับที่เลือก
        5. คลิกเลือกความเร็วในการเปลี่ยนสไลด์ ซึ่งเลือกได้ 3 ระดับ คือช้า ปานกลาง และเร็ว
        6. ในกรอบ ขั้นสูง ให้เลือกว่าจะเปลี่ยนสไลด์เมื่อใด
            6.1เมื่อคลิกเมาส์ หากต้องการเปลี่ยนสไลด์หลังการคลิก
            6.2อัตโนมัติ 3 วินาที หากต้องการให้เปลี่ยนสไลด์อัตโนมัติ โดยต้องกำหนดเวลาเป็นวินาทีไว้ด้วย จากรูป หมายถึง ให้เปลี่ยนแผ่นภายในเวลา 5 วินาทีเป็นต้น
        7. ในกรอบ เสียง ให้คลิกเลือกเสียงประกอบในขณะเปลี่ยนแผ่นสไลด์
        8. หากต้องการให้เกิดเสียงดังไปเรื่อยๆ จนกว่า จะมีเสียงอื่นให้คลิกในช่องสี่เหลี่ยมให้เป็นเครื่องหมาย üหน้า “วนรอบจนถึงเสียงถัดไป”
        9. คลิกปุ่ม “ใช้” เพื่อกำหนดค่าที่ตั้งไว้ มีผลกับสไลด์ที่ได้เลือกไว้ในขั้นตอนที่ 2 แต่ถ้าหากเลือก “ใช้กับทั้งหมด” หมายถึง กำหนดค่าที่ได้ตั้งไว้นี้กับทุกสไลด์
        10. ทดสอบผลลัพธ์ด้วยการเลือกเมนู มุมมอง>แสดงภาพนิ่ง เพื่อทดลองนำเสนอ

3.3 การใส่ลูกเล่นการแสดงรูปภาพและข้อความ

ขั้นตอนการเลือกใช้เทคนิคการแสดงภาพและข้อความ มีรายละเอียดดังนี้
       1. คลิกปุ่มมุมมองภาพนิ่ง (Slide View)
       2. คลิกเลือกภาพหรือข้อความที่ต้องการเทคนิคการนำเสนอ
       3. เลือกคำสั่ง นำเสนอภาพนิ่ง>ภาพการเคลื่อนไหวที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
       4. เลือกรูปแบบเทคนิคการนำเสนอตามต้องการ

4. การบันทึกงานนำเสนอข้อมูล

หลังจากที่ได้สร้างงานนำเสนอจาก AutoContent Wizard หรือจาก Template ให้ทำการบันทึก (Save) งานทุกครั้ง เพื่อความสะดวกในการนำกลับมาแก้ไขภายหลัง

วิธีการบันทึก ทำได้ดังนี้

1. เลือกคำสั่ง แฟ้ม > บันทึก

2. เลือกตำแหน่งที่จะใช้เก็บงานนำเสนอ

3. ตั้งชื่องานนำเสนอ

4. คลิกปุ่ม “ บันทึก ”

5. วิธีออกจากโปรแกรม PowerPoint2000

ขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. คลิกปุ่ม กากบาท ด้านขวาบนสุด เพื่อปิดโปรแกรม

2. เลือกคำสั่ง แฟ้ม > ปิด หรือ

3. ดับเบิ้ลคลิกที่ โปรแกรมไอคอน ซึ่งอยู่ด้านซ้ายบนสุดของโปรแกรม

แต่หากปิด PowerPoint โดยยังไม่ได้ทำการบันทึกไฟล์นั้นก่อน โปรแกรมจะเตือนให้ทำการบันทึกงานที่ค้างไว้ด้วยถ้าต้องการบันทึกให้กดปุ่ม “ ใช่ ”

ค้นหาบล็อกนี้

เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการอาชีพ